Grading Policy for Distance Learning

Dear Parents and Students:

 

I hope this communication finds you and your family healthy and safe.

 

In this unprecedented year, there are no easy answers when it comes to determining grading procedures and students’ final grades.  We have been consulting with teachers and administrators and examining practices across the region and country in trying to develop a plan that will be (1) fair to our students, (2) simple to implement and understand, and (3) encourage students to continue to keep working through this period of distance learning until the end of the 2019-2020 school year.  I write to inform you of our decision. 

 

Facts Behind Our Decision-Making

First, we are working from certain facts:

  1. Students already received a numeric grade for the first marking period that ended in November 2019 (MP1).
  2. Students already received a numeric grade for the second marking period that ended in January 2020 (MP2).
  3. Students had done work during the third marking period from the last week in January up until our last day of face-to-face classes on March 13, 2020.  As with the first two marking periods, we are asking teachers to provide a numeric grade to value that work, and a report card for the third marking period will be forthcoming the week of May 7, 2020 (MP3).
  4. We officially entered the fourth marking period (MP4) two weeks ago, and we know students are trying to do work at present, but we realize some factors might be affecting their performance.
    • Unprecedented, historic results of this pandemic
    • Uneven access to technology
    • More asked of teachers and students than ever before in a novel learning environment
    • Unpredictable home circumstances, including health concerns, financial insecurity, mental well-being, and more

 

The Fourth Marking Period

A fourth marking period Interim Progress Report (IPR) will be issued by the high school around May 15, 2020.  On this progress report, teachers will provide comments describing how your child is doing in each of his or her classes as of then.  Consistent student participation in distance learning is encouraged, important, and valued, and we hope your child will end the year on a positive note.  Advanced Placement classes are still actively preparing students for their AP exams in mid-May, and so it is especially important for those students to remain engaged.  Performance on AP exams can lead to students earning college credit at a substantial savings, and that is certainly true of our dual-enrollment Early College Experience (ECE) courses as well.

 

To provide the absolute best chance for your child’s success during the fourth marking period (MP4), we will be implementing a reduced workload for students for the two-week period from May 11-May 22 to allow all students to catch up on any missing work, give our hundreds of AP students the time they need to devote to their online examinations, and encourage students to get back on track toward ending the year as well as they can.  Please keep encouraging your children to visit their teacher’s Google Classroom pages and complete work assigned.

 

At the conclusion of the fourth marking period, we will be giving a mark for each student, but because of the special circumstances during distance learning, a limited band of grades will be available to quantify student work during the fourth marking period.  Possible grades students can earn during the fourth marking period (MP4) will be limited to 100, 95, 90, 85, 80, 75, 70, 65, 60, or INC (incomplete).

 

Our Solution

With a numerical grade for each of the four marking periods of our school year (MP1, MP2, MP3, and MP4), teachers will drop the lowest marking period grade a student earned this year and calculate a final grade based on the average of the remaining three grades.  In this way, no harm will come if a student were not able to participate or benefit from the fourth marking period.  In fact, students could even improve their final average grade by working harder during these last few months of school to make up for an earlier marking period when they did not do as well.  Only the best three marking period averages will be used to calculate a final grade.

 

Final numeric grades or an INC (incomplete) will be issued to each student for each course at the end of the school year.  Any student receiving a failing grade (64 or less) or an incomplete (INC) in any course as a final grade for the year in which they are currently enrolled would be provided the opportunity to complete course requirements and earn credit via a credit recovery program in the summer of 2020 or during the 2020-2021 school year by repeating the course. 

 

Thank you for your understanding and support of this decision to only focus on the best performances by your children as we end this challenging year.

 

Sincerely,

Mitchell A. Combs, Ph.D.

Principal

Port Chester High School 

Estimados Padres, Apoderados, y Estudiantes:  

 

Espero que esta comunicación les encuentre a usted y a su familia saludable y a salvo.

 

En este año sin precedente, no hay respuestas fáciles cuando se trata de determinar el procedimiento de calificaciones, y las notas finales de los estudiantes. Hemos estado consultando con maestros y administradores, examinando prácticas alrededor de toda la región y el país para tratar de desarrollar un plan que será (1) justo para nuestros estudiantes, (2) fácil de implementar y entender, y (3) alentar a los estudiantes a que continúen trabajando durante este periodo de Aprendizaje a Distancia hasta el fin de nuestro año escolar 2019-2020. Les escribo para informarles nuestra decisión. 

 

La Realidad Detrás de la Decisión Hecha

Primero, estamos trabajando con ciertos hechos: 

  1.   Los estudiantes ya han recibido una nota numérica por el primer bimestre que terminó en Noviembre 2019 (MP1).
  2.   Los estudiantes ya han recibido una nota numérica por el segundo bimestre que terminó en Enero 2020 (MP2).
  3.   Los estudiantes ya habían trabajado durante el tercer bimestre  desde la última semana en Enero hasta nuestro ultimo dia de clase cara-a-cara el 13 de Marzo 2020. Como con los bimestres anteriores, les preguntamos a los maestros a que provean          una nota numérica para evaluar el trabajo completado, y un reporte de calificaciones para el tercer bimestre que estará llegando la semana del 7 de Mayo 2020 (MP3). 
  4.   Comenzamos oficialmente el cuarto bimestre (MP4) hace dos semanas, y sabemos que los estudiantes están tratando de trabajar, pero también sabemos acerca de algunos factores que pueden afectar su rendimiento:  
    • Resultados históricos sin precedentes debido a esta pandemia. 
    • Accesso desigual a la tecnologia. 
    • Se espera mucho más que antes de maestros y estudiantes en este nuevo ambiente de aprendizaje. 
    • Circunstancias en el hogar que no se pueden prevenir, que incluyen: preocupaciones de salud, inestabilidad financiera, salud mental, y muchas más. 

 

El Cuarto Bimestre 

El reporte provisional interino del cuarto bimestre (IPR) será mandado de la secundaria alrededor del 15 de Mayo del 2020. En este reporte, los maestros harán comentarios describiendo cómo le está yendo a  su hijo(a) en cada una de sus clases. Se les anima a los estudiantes que participen consistentemente en el Aprendizaje a Distancia, ya que es vale la pena su esfuerzo y esperamos que su hijo(a) termine el año escolar en una nota positiva. Las clases avanzadas se están preparando para los exámenes de AP que tomarán lugar a mediados de mayo, así que es especialmente importante que estos estudiantes sigan participando en sus clases. El rendimiento de los exámenes AP puede brindarles crédito para la universidad, resultando en ahorro de tiempo y dinero, especialmente con los cursos de matrícula doble de Experiencia Temprana de Universidad (ECE).

 

Para darle la mejor oportunidad para que su hijo(a) tenga éxito durante el cuarto bimestre (MP4), estaremos implementando asignaciones de trabajo reducidas para los estudiantes durante un periodo de dos semanas: desde el 11 al 22 de Mayo, para asegurarnos que puedan ponerse al día con cualquier tarea atrasada. También queremos darles a nuestros cientos de estudiantes de AP el tiempo que necesiten para dedicarse a sus exámenes en el internet y alentarlos a que vuelvan a retomar sus estudios para terminar el año tan bien como puedan.  Por favor continúe animando a sus hijos para que visiten las páginas de Google Classroom y que completen las tareas asignadas. 

 

Al terminar el cuarto bimestre, se le dará una nota a cada estudiante, pero debido a las circunstancias especiales durante el Aprendizaje a Distancia, habrá un sistema de calificaciones limitado. Las calificaciones posibles durante el cuarto bimestre (MP4) serán limitadas a 100, 95, 90, 85, 80, 75, 70, 65, 60, or INC (incompleto).

 

Nuestra Solución

Con una nota  numérica por cada uno de los cuatro periodos de calificación de nuestro año escolar (MP1, MP2, MP3, y MP4), los maestros no tomarán en cuenta la nota más baja que el estudiante haya recibido este año, y se calculará la calificación final basada en el promedio de las tres notas que queden. De esta manera, no se le afectará al promedio del estudiante que no haya podido participar o beneficiarse durante el cuarto periodo. De hecho, los estudiantes podrían mejorar su promedio final, trabajando y esforzándose durante estos últimos meses de escuela, ya que podrán mejorar una nota de un periodo anterior donde no les haya ido bien. Solo los promedios más altos de los tres periodos se usarán para calcular la calificación final. 

 

La nota final numérica o un INC (incompleto) se emitirá para cada estudiante por cada curso al final del año. Cualquier estudiante que reciba una calificación reprobatoria (64 o menos) o un incompleto (INC) de cualquier curso como una nota final por el año en el que están actualmente matriculados, tendrán la oportunidad de completar requisitos para el curso, y ganar créditos por medio del programa de recuperación de crédito durante el verano del  2020 o durante el año escolar 2020-2021 repitiendo el curso.  

 

Gracias por comprender y apoyar la decisión de solo enfocarnos en el mejor rendimiento de sus hijos durante el periodo final de este año escolar tan difícil. 

 

Sinceramente,

Mitchell A. Combs, Ph.D.

Director

Escuela Secundaria de Port Chester